La facturation électronique

Depuis 2020, elle est requise pour les marchés publics. Elle s’étendra bientôt aux transactions entre entreprises privées. Cette transition vise à faciliter les démarches administratives, accélérer les paiements et combattre la fraude à la TVA. Toutes les entreprises, y compris les TPE et PME, doivent adopter ce système via des plateformes de dématérialisation ou le portail public de facturation. Cet article détaille les bénéfices, les étapes de mise en œuvre et les défis de la facturation électronique. De plus, nous explorerons ses perspectives pour les entreprises.

Définition de la facture électronique

Une facture électronique est créée, envoyée et conservée sous forme dématérialisée. Elle comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée. Elle se distingue ainsi des factures « papier » ou des simples fichiers PDF. La validité des factures électroniques repose sur l’authenticité de leur origine, l’intégrité de leur contenu, et leur lisibilité.

Entreprises concernées et calendrier de la réforme de la facturation électronique

Cette obligation s’étendra proggressivement à toutes les transactions initiées entre assujettis à la TVA établis en France, selon un calendrier progressif en fonction de la taille des entreprises :

• Dès le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises
• Dès le 1er septembre 2027 pour les entreprises de taille intermédiaire, les petites et moyennes entreprises, ainsi que pour les micro-entrepreneurs.

Les assujettis non redevables de la TVA, tels que les micro-entrepreneurs et personnes morales en franchise en base de TVA, devront aussi se conformer à cette obligation, notamment pour contrôler les dépassements de seuils.

I. Les avantages de la facturation électronique

Gain de temps et d’efficacité

La facturation électronique représente un avantage significatif en termes de gain de temps et d’efficacité pour les entreprises. En se passant de l’impression, du scan et de l’envoi postal des factures, les processus de facturation se simplifient et s’automatisent. Grâce à la technologie de lecture automatique de documents (LAD), l’enregistrement et le traitement automatiques des factures remplace la saisie manuelle des données qui est souvent longue et répétitive. Cette optimisation libère du temps pour les collaborateurs. Ainsi, ils peuvent se concentrer sur des activités plus stratégiques et productives.

Économies financières

La facturation électronique génère également d’importantes économies financières. La réduction de l’utilisation de papier, d’encre et de l’espace de stockage diminue considérablement les coûts liés à la production et à la gestion des factures papier. Des études montrent que la facturation électronique peut réduire les coûts d’émission d’une facture de 50 à 75 %. Elle aide également à minimiser les erreurs de saisie. Par conséquent, les dépenses associées aux corrections et aux relances sont réduites.

Impact écologique

L’adoption de la facturation électronique a aussi un impact positif sur l’environnement. Les entreprises réduisent leur empreinte écologique en éliminant l’utilisation de papier et le besoin de transport. La digitalisation des processus de facturation contribue à la réduction de la consommation de ressources naturelles et à la diminution des déchets produits par les documents papier. Elle s’inscrit ainsi dans une démarche écoresponsable alignée sur une stratégie de développement durable.

II. La mise en oeuvre de la facturation électronique

Les prérequis technologiques

Pour adopter la facturation électronique, les entreprises doivent s’équiper d’infrastructures technologiques adéquates. Il est essentiel de sélectionner une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ou d’utiliser le portail public de facturation (PPF) pour l’émission et la réception des factures électroniques. Ces plateformes doivent être en mesure de traiter les formats de fichiers structurés nécessaires, comme les formats sémantiques ou syntaxiques, afin de répondre aux exigences légales. Il est également essentiel que les systèmes de gestion de facturation et de comptabilité des entreprises soient compatibles avec ces plateformes. Elles permettent ainsi un traitement automatique des données de facturation électronique. Cela peut nécessiter des mises à jour de logiciels ou l’ajout de nouveaux outils pour une transmission efficace des données.

Aspects légaux et conformité

L’adoption de la facturation électronique est réglementée par des normes et des échéances précises. Depuis le 1ᵉʳ janvier 2020, les entreprises en France doivent envoyer leurs factures destinées au secteur public sous forme électronique. Concernant les transactions entre entreprises, un calendrier progressif a été établi : les grandes entreprises dès le 1ᵉʳ janvier 2024, les ETI à partir du 1ᵉʳ janvier 2025, et les TPE et PME à compter du 1ᵉʳ septembre 2026. Les factures électroniques doivent inclure un ensemble minimal de données structurées, les distinguant ainsi des factures papier ou des PDF simples. L’emploi de ces formats structurés facilite une lecture et une transmission automatiques et sécurisées des données. C’est vital pour respecter les directives de l’administration fiscale. En outre, les entreprises sont tenues de respecter les obligations de transmission des données de facturation à l’administration fiscale. Cela nécessitera peut-être l’usage de l’e-reporting pour certaines opérations.

III. Les défis et les perspectives d’avenir

Les défis de l’adoption

Adopter la facturation électronique représente un véritable défi pour les entreprises, principalement en raison de la résistance au changement. Beaucoup d’entreprises et leurs employés hésitent à délaisser les méthodes de facturation papier traditionnelles. Ce changement peut mener à une période d’adaptation compliquée. Les défis ne s’arrêtent pas là, ils s’étendent également au domaine technique. Il est essentiel pour les entreprises d’avoir les infrastructures adéquates pour gérer et traiter les factures électroniques. Cela peut signifier de lourds investissements dans des logiciels et équipements spécialisés, sans oublier la nécessité de sécuriser les données échangées. Il ne faut pas non plus sous-estimer les enjeux juridiques et réglementaires.

Les entreprises doivent respecter les normes fiscales et légales en vigueur, au risque d’impliquer de modifier leurs processus internes et de travailler étroitement avec les autorités fiscales. La signature électronique, essentielle pour l’authenticité et l’intégrité des factures, est un autre point à ne pas négliger.

Évolutions technologiques et tendances futures

Malgré ces obstacles, la facturation électronique est porteuse d’innovations technologiques. L’interopérabilité des systèmes de gestion de facturation est clé pour un échange efficace des factures électroniques entre entreprises. Des solutions comme Factur-X, qui associe les avantages d’un format structuré à ceux d’un PDF-A/3, simplifient l’adoption de la facture électronique, surtout pour les PME. À terme, la facturation électronique promet de révolutionner les processus commerciaux en les rendant plus automatisés et plus efficaces. Les entreprises pourront profiter d’un cycle d’achat et de paiement entièrement automatisé. Par conséquent, les erreurs manuelles et les redondances seront réduites. Les plateformes de dématérialisation et les portails publics de facturation joueront un rôle essentiel dans cette transformation.

En définitive, la facturation électronique représente une étape majeure vers une transformation numérique globale. Les entreprises qui embrassent cette évolution dès maintenant se positionneront pour réaliser d’importants gains en efficacité opérationnelle, en conformité réglementaire et en réduction des coûts sur le long terme.

Conclusion

La transition vers la facturation électronique représente une évolution majeure pour les méthodes de gestion au sein des entreprises. Avec le report de son application obligatoire au 1ᵉʳ septembre 2026, il est essentiel que les entreprises commencent leur préparation sans tarder. Les bénéfices de ce changement sont significatifs. Ils incluent des économies de temps et d’argent, ainsi qu’un impact environnemental réduit. Pour réussir cette transformation, il est essentiel pour les sociétés d’être équipées des technologies adaptées, comme des solutions ERP et l’accès au réseau PEPPOL. Ainsi, elles pourront émettre et recevoir des factures électroniques de manière structurée. Comprendre les obligations légales et opter pour la plateforme adéquate, qu’elle soit publique ou privée, est fondamental pour une transition fluide. Il est conseillé de ne pas retarder cette adaptation pour éviter toute pénalité et pour tirer pleinement parti des avantages de cette réforme.

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